Gantt visning og opgaveforekomster

Når en opgave bliver oprettet, skal den have en startdato og en slutdato. En opgave er enten en enkelt opgave, som betyder at arbejdet vil blive udført jævnt gennem den planlagte tidsramme, eller den kan være en gentagelses opgave, som betyder at arbejdet vil forekomme x antal gange over en tidsperiode med et specifikt interval. Gantt-visningen giver en oversigt over hvilken type opgaverne er og hvornår arbejdet skal udføres. For gentagelses opgaver er prikkerne i visningen det vi kalder opgave forekomster. Normalt når opgaver oprettes fra standard opgaver, genereres disse opgave forekomster samtidig, men når man opretter opgaven manuelt, skal man køre en handling for at oprette disse opgave forekomster for gentagelses opgaverne.

I Gantt visningen kan man se en hurtig oversigt over opgaverne og deres status. Gentagelses opgaver vises med en prik for hver opgave forekomst og enkelt opgaver vises med en linje. Ved at trykke på linjen for en enkelt opgave, åbnes et vindue hvor man kan opdatere statussen for opgaven, og ved at trykke på en prik, kan man åbne opgave forekomsten for at se detaljeret information om hvornår den er planlagt.

Kort beskrivelse af farver m.m. i Gantt for gentagelses opgaver:

	Opgave forekomst er forfaldt dvs. blevet planlagt i perioden men er ikke blevet startet
	Opgave forekomst er planlagt fremover
	Seks opgave forekomster er forfaldt i perioden og er ikke startet
	Tre opgave forekomster er planlagt fremover
	Åben arbejdsordre findes på opgave forekomsten
	Opgave forekomst er afsluttet (gennem afsluttet arbejdsordre)
	Opgave forekomst eller arbejdsordre er annulleret. Hvis prikken indeholder et tal, så er det antallet af annulleret arbejdsordrer/opgaveforekomster

 Og følgende gælder for enkelt opgaver:

	Opgaven er forfaldt (startdatoen er passeret) og arbejdet er ikke startet
	Opgaven er i gang og status er x% (færdig) - 10% eller mere
	Opgave status er "Udsat" eller 1% (som sker automatisk når en arbejdsordre er manuelt oprettet ud fra opgaven)

Generer opgave forekomster

Hvis man har en gentagelses opgave som ikke har nogen opgave forekomster endnu, eller man vil ændre i forekomsterne på en eksisterende opgave, må man køre en handling for at generere disse forekomster. Før man gør det, må du se på tidsrammen for opgaven og se om den er opsat som den skal være. Åben opgaven og se på tidsrammen. 

Handlingen for at generere opgaveforekomster er oftest tilgængelig via opgave vinduet, men man kan også køre aktionen fra handlingsmenuen for den specifikke opgaven som vist her. 

Handlingen vil som standard bare oprette opgave forekomster for den valgte opgave, men der er to ekstra muligheder tilgængelig.

Hvis man markerer "Alle opgaver" vil handlingen oprette manglende opgaveforekomster for alle opgaver til den valgte dato i feltet "Dato til", og ikke kun til den ene opgave man har valgt.

Hvis man markerer "Slet opgaveforekomster, der ikke er startet" - vil handlingen slette alle forekomster som ikke er startet og beregne forekomsterne på ny ud fra hvordan tidsrammen på opgaven/opgaverne er sat op nu. Dette bør gøres når man har foretaget ændringer i opgavens tidsramme, eksempelvis i stedet for én forekomst per år, ændres det til at ske to gange om året.