Skabelon rapporter

Rapporter, der er genereret ud fra Word-skabeloner

For nogle moduler er det muligt at opsætte Word-skabeloner med bogmærker, som MainManager genkender og automatisk erstatter med information fra systemet. Her introducerer vi, hvordan du opretter en Word-skabelon, hvor du gemmer den i Mainmanager, og til sidst viser vi de bogmærker, der er tilgængelige for hvert modul. 

Opsætning i Word

Først og fremmest skal du oprette dit word-dokument, som du vil bruge som en rapport fra MainManager, dvs. en arbejdsordre, forsiderapport eller en lejekontraktformular. Du sætter Word-dokumentet op med dit ønskede layout, logo osv. Steder i dokumentet, som du vil udfylde med oplysninger fra MainManager, skal du indsætte et bogmærke (fra vores foruddefinerede bogmærkeliste).

Bogmærke indsat i Word-dokument

Trinene er som vist på billedet ovenfor:

1. Markér teksten i det dokument, du vil erstatte, med oplysninger fra MainManager
2. Tryk på Indsæt i værktøjslinjen
3. Vælg bogmærke
4. Skriv bogmærkenavnet fra MainManagers foruddefineret bogmærkeliste for modulet
5. Tryk på Tilføj

Normalt bruges hvert bogmærke kun én gang, men det er muligt at tilføje tal bag bogmærket, hvis de samme oplysninger skulle komme gentagne gange. Det betyder, at bogmærket så vil være dvs. BM_Lessor1, når det bruges anden gang, BM_Lessor2 tredje gang osv. 

Opsætning i MainManager

Når hele Word-dokumentet er konfigureret som ønsket, er den næste ting at gøre at uploade det til MainManager. Dette gøres via System konfiguration > Systemstatistik > Rapport skabeloner

Her trykker du på plusknappen for at tilføje en ny rapportskabelon (ellers kan du også redigere dem, der allerede findes)

Rapportskabeloner konfigureres i Systemkonfigurationsproces. Her er en oversigt over alle de skabeloner, der er blevet registreret.

Nu er der mulighed for at vedhæfte skabeloner til fem forskellige moduler. I registreringsvinduerne er der nogle oplysninger, der er nødvendige at huske på og som afhænger af det modul, du vedhæfter din skabelon til. 

• For leasingkontrakter kan du have forskellige skabeloner baseret på leasingkontrakttypen. 
• For arbejdsordrer er det muligt at have tre forskellige typer skabeloner baseret på typen (intern, ekstern/indkøbsordre, protokol)
• For hændelser (og arbejdsordrer) er det almindeligt at have forskellige skabeloner baseret på hændelsens status. Status-id'et registreres på denne post, og der kan konfigureres meddelelsesregler til at sende rapport, der er oprettet ud fra skabelonen.

Når du registrerer en ny rapportskabelon, skal dokumentet også hentes fra din computer.

Hvis du vil bruge en ny dokumentskabelon, skal du gå til Vis data i popup-listen

 En oversigt over alle rapportskabelondokumenter. Over listen kan du tilføje nyt dokument.

Dokumentet tilføjes ved at trække det ind i dropzonen og udføre

Når du har føjet dokumentet til listen over rapportdokumentskabeloner, kan det vælges på rullelisten Dokument.