Tilgangur og lýsing

Skjalastjórnun

Skjalstjórnun MainManager er hægt að nota fyrir allar FM tengdar skrár s.s skjöl, teikningar, myndir o.fl.. Hægt er að geyma og flokka þessi skjöl á kerfisbundinn hátt og tengja þau með tilvísun í staðsetningu, byggingarhluta, samninga, verkbeiðnir o.s.frv.. Einnig er auðvelt að nota kerfið til að viðhalda útgáfusögu á skjölum. 

Skrám í kerfinu er skipt í þrjár grunngerðir: Skjöl, myndir og teikningar. Hver grunngerð hefur sína eigin einingu í kerfinu og undir hverri grunngerð er hægt að skrá skjalategund og undirtegund. Þegar notandi vistar skrá inn í kerfið ákveður hann hvaða grunngerð og skjalategund hún tilheyrir.

Tilgangur skjalastjórnunar: 

• Tengja skjöl við byggingar, verkefni og aðra hluti í MainManager. Þau eru síðan notuð í daglegum ferlum
• Vista og raða skjölum með skjalaflokkun
• Stjórna aðgangi að skjölum í gegnum málaflokka
• Gefa aðgang að skjölum í gegnum verkbeiðna appið. 
• Leita að skjölum þvert á einingar
• Leita af texta í lýsingu skráa

Notandinn hefur möguleika til að:

• Halda utan um mismunandi skjalaútgáfur með því að nota útgáfustjórnun
• Skoða útgáfusögu og hlaða niður gömlum útgáfum af skrám
• Sækja / Hlaða niður frá Google Drive
• Leita skilvirkt að skjölum með því að nota síuna í skjalaleit
• Setja inn gildistíma á skjal og senda áminningu á netfang
• Senda skjöl á netfang kerfisins þannig að þau séu búin til sem skjöl til frekari vinnslu