Tíðni á endurkvæmum verkum

Uppsetning endurkvæmra verka

Þegar verk er gert endurkvæmt, þá verður að skrá það með ákveðinni tíðni sem skilgreinir röðun verktilvika og þar með þeim tímapunktum þegar framkvæma á verkið - oftast með því að stofna verkbeiðni. 

Í undirgögnum á endurkvæmu verki er hægt að sjá verktilvikin með dagsetningum sem þannig mun verða upphafsdagsetning verkbeiðna sem stofnast út frá verkinu. Verktilvikin er hægt að sjá raðast inn í Gantt sýn í áætlunargerðinni (og/eða verkstýringunni).

Verktilvikin stofnast vanalega ekki sjálfkrafa þegar endurkvæmt verk er stofnað eða því breytt. Hér er því mikilvægt að hafa í huga að það þarf að keyra aðgerð til að stofna tilvikin en hægt er þó að stilla þeirri aðgerð upp í sjálfvirkni þannig að hún keyri t.d. daglega eða eins oft og þurfa þykir. 

Hér fyrir neðan eru sýnd nokkur dæmi um hvernig tíðnin er skráð á verkið sjálft og hvernig tilvikin (og verkbeiðnirnar) stofnast út frá því. 

Athugið einnig að hægt er að skilgreina tíðni á stöðluð verk sem mun þannig endurspegla þá tíðni á verkin sem eru stofnuð út frá því staðlaða verki þar eftir.

Hér er því útskýrt hvað gerist þegar valið er Endurkvæmt verk undir Tímamörk í skráningarspjaldi verks. 

Upphaf og lok eru dagsetningar sem verkið á að ná yfir. Þegar verkið er stofnað munu ár verks verða stofnuð fyrir hvert ár sem tímabilið nær yfir. Þar að auki eru það ákveðnir reitir sem skilgreina tíðnina á verktilvikum og verkbeiðnum. 

Tíðni - Tímabil - Umhverfi

Þessir reitir eru háðir hverjum öðrum til að skilgreina nákvæmlega hvenær tilvikin eiga að stofnast. Fyrir tímabil "Vikudaga", "Vika", "Mánuður" og "Ár" er hægt að setja upp sérvalið tímabil til að skilgreina hvernig innan tímabilsins tilvikin eiga að skrást. 

Til að sýna betur þetta samhengi er best að skoða nokkur dæmi. Út frá þessum dæmum munum við sjá hvernig það endurspeglast í verktilvikum. 

Dæmi 1: Aðra hvora viku á föstudegi:

Út frá þessu verki munu stofnast verktilvik (og þar með verkbeiðnir ef slíkt er valið) aðra hvora viku á föstudegi. Umhverfi hefur verið skráð þannig að hægt væri að velja föstudaga, en slíkt þarf að setja upp eins og þörf þykir. Það er gert með því að smella á punktana þrjá fyrir ofan flettilistann og velja Sýna gögn í ítarlegum lista. 

Þar er hægt að skrá nýjar færslur til að uppfylla þá tíðni sem þörf á innan vikunnar. Hér er til dæmis búið að setja upp tvö umhverfi - eitt fyrir föstudaga og annað fyrir mánudaga, miðvikudaga og föstudaga sem eru þá möguleg fyrir tímabilið vika.

Ef þú sérð ekki möguleikann á því að skrá nýtt umhverfi, fáðu þá hjálp frá Admin að kerfinu þínu eða frá MainManager verkefnastjóra. 

Dæmi 2: Á þriggja mánaða fresti, á fyrsta fimmtudegi mánaðarins

Hér hefur verið sett upp umhverfi til að endurspegla þörf á því að geta ráðið nákvæmlega hvenær innan mánaðar á að stofna tilvikin.

Dæmi 3: Á hverju ári í mars, apríl, september og október - á fimmtánda degi mánaðarins.

Hér er búið að setja upp umhverfi fyrir ár þannig að nákvæmlega er skilgreint hvenær innan ársins tilvikin eiga að stofnast en þar er mikill sveigjanleiki í boði.  

Raða niður tilvikum verks

Þegar búið er að skrá endurkvæmt verk, þá þarf að raða niður tilvikum þess til að skilgreina nákvæmlega þá punkta þegar framkvæma á verkið. Þetta getur bæði verið gert handvirkt með því að ræsa aðgerðina Raða niður tilvikum eða láta þá aðgerð keyra sjálfvirkt, en þá er henni stillt upp í sjálfvirkum þjónustum þannig að hún keyri t.d. eftir miðnætti einu sinni á dag. 

Hér skoðum við hvernig hægt er að keyra þessa aðgerð handvirkt. Eftir að verkið hefur verið stofnað, þá birtist aðgerðahnappur í spjaldi verksins, en jafnframt er hægt að ræsa aðgerðina í gegnum aðgerðaval í áætlanagerð. 

Þegar smellt er á aðgerðina opnast gluggi þar sem þú ákvarðar hvernig hún á að vera framkvæmt. Velja þarf dagsetningu sem raða á tilvikum til, en einnig er hægt að velja um hvort keyra eigi aðgerðina fyrir öll verk (ekki aðeins það sem er valið) og hvort eyða eigi út öllum tilvikum verks sem ekki eru þegar hafin. Þann kost er mikilvægt að merkja við þegar tíðninni er breytt á verki sem nú þegar er búið að raða tilvikum niður á.

Hafa þarf í huga að upphafsdagsetning verksins ræður hér oft hvernig tilvikin munu raðast niður ef það hefur ekki verið skilgreint nákvæmlega (með reitnum Umhverfi). Venjulega mun dagsetningin þess vegna stjórna á hvaða dagsetiningar tilvikin raðast.  

Skoðum hvernig tilvik verks raðast út frá dæmunum sem lýst var hér að ofan (ath. skjámyndir á ensku - aðeins þarf að horfa á dagsetningar) 

Dæmi 1

Hér er upphafsdagsetning á verkinu 1.12.2021. Tilvikin munu þá raðast niður þannig að fyrsta stofnast á fyrsta föstudag eftir þá dagsetningu (3.12.2021) og svo aðra hvora viku eftir það. Takið eftir að í þessu dæmi má sjá að ef dagsetningin tilviks er nú þegar liðin þá mun staða tilviksins verða Eftir áætlun. Þau sem eiga eftir að hefjast eru Áætluð. 

Dæmi 2

Hér er upphafsdagsetning verksins 1.2.2022. Fyrsta tilvikið skráist á fyrsta fimmtudag í febrúar og svo á fyrsta fimmtudag mánaðar á þriggja mánaða fresti eftir það. 

Dæmi 3

Á þessu verki er skilgreint nákvæmlega hvenær á árinu tilvikin eiga að stofnast. Tilvikin munu skrást í þeim mánuðum sem umhverfi segir til um og alltaf á fimmtánda degi þess mánaðar. 

Tími innan dags og skráning verkbeiðna

Í dæmunum hér að ofan þá hefur ekki verið skilgreint nákvæmlega hvenær innan dagsins tilvikin eiga að skrást. Þetta er þó hægt með því að velja Start tími og þá mun sá tímastimpill skrást á öll tilvikin. 

Algengast er að verkbeiðnir eigi að stofnast í hvert skipti sem dagsetning tilviks rennur upp. Ef svo er þá þarf að muna að skoða vandlega Stillingar verkbeiðna í skráningarspjaldi verksins. 

 Ef þú vilt að verkbeiðnir stofnist fyrir hvert tilvik þá þarf að merkja við Sjálfvirk stofnun verkbeiðna. Einnig má nefna að til þess að það gerist þarf að vera sjálfvirk aðgerð stillt í kerfinu sem sér um að stofna verkbeiðnirnar á réttum tíma. 

Ef Tilkynna með tölvupósti er valið, þá munu allir þeir sem eru skráðir á viðkomandi verkbeiðni fá tölvupóst þegar hún er stofnuð og ef Senda skjöl er valin, þá munu öll skjöl á verkbeiðninni einnig sendast með tölvupóstinum. 

Dagar á undan skilgreinir hversu löngu áður en dagsetning tilviksins rennur upp að verkbeiðnin eigi að stofnast. Athugið að þetta er ekki upphafsdagsetning verkbeiðnarinnar heldur bara hvenær hún er er búin til. Í mörgum tilfellum getur verið hentugt að láta verkbeiðnina stofnast einhverjum dögum áður en framkvæma á verkbeiðnina sjálfa. Ef verkbeiðnin á að stofnast á sama degi og tilvikið segir til um má setja 0 í reitinn eða hafa hann tóman. Oftast er sjálfvirku aðgerðinni sem stofnar verkbeiðnirnar stillt upp þannig að hún keyrir fljótlega eftir miðnætti og þá eru verkbeiðnir þess dags búnar til. 

Í Tímalengd verkbeiðni og Tímaeining, er tímaramma verkbeiðnarinnar stillt upp, oftast frá nokkrum klukkutímum upp í nokkra daga. 

Hérna má sjá dæmi um hvernig tímarammanum er stillt upp á verki (vinstra megin) og hvernig það endurspeglast í tímaramma verkbeiðnar (hægra megin) sem stofnuð er út frá fyrsta tilviki verksins í dæmi 3.