Almennt um verkbeiðni

Verkbeiðni

Þegar verkbeiðni er stofnuð er mikilvægt að fylla verkbeiðnaspjaldið ítarlega út. Slíkt getur auðveldað eftirleikinn til muna, bæði fyrir starfsmenn þess fyrirtækis sem notar MainManager og einnig þjónustuaðilana sem eiga að vinna verkið sem um ræðir.

Verkbeiðna ferli

Hér má sjá hvernig verkbeiðnaferli er hugsað almennt. Til eru ýmsar útfærslur á því hvernig ferlið virkar svo í raun getur það verið mjög misjafnt eftir viðskiptavinum. Ferlinu er skipt upp í fjóra þætti sem útskýrðir eru nánar fyrir neðan myndina.

a) Stofnun verkbeiðna

Verkbeiðnir geta orðið til eftir mismunandi leiðum. Algengt er að þeir viðskiptavinir sem nota áætlanagerð og verkstýringu búi eingöngu til verkbeiðnir þar í gegn. Þá liggur í raun fyrir áður en verkbeiðnin er gefin út hvar það á að bókast og jafnvel hverjir eigi að vinna verkið. Sumar verkbeiðnir geta tilheyrt verkum úr áætlun sem eru endurtekin með ákveðnu millibili og þá er hægt að láta MainManager stofna verkbeiðnina sjálfvirkt.

b) Breytt staða - Hætt við eða í bið

Forsendur geta breyst hvenær sem er í verkbeiðnaferlinu. Þetta getur valdið því að hætta þurfi við verkbeiðnina eða setja hana í bið. Gæta þarf þess að upplýsa alla tengda aðila um þetta og breyta kostnaðartölum þannig að það endurspegli raunveruleikann.

c) Verkbeiðni í framkvæmd

Eftir að verkbeiðni hefur verið stofnuð er komin heimild fyrir fjárútlátum. Vinna framkvæmdaaðila getur hafist og mælt er eindregið með því að þjónustuaðilar séu krafðir um kostnaðaráætlun fyrirfram þannig að hægt sé að úthluta kostnaði á verkbeiðnina. Að sjálfsögðu er misjafnt hver framkvæmdaaðilinn er, hann getur verið aðili innan fyrirtækisins eða utan þess. Hérna er einnig misjafnt hvort þessi aðili hefur aðgang að MM og þá hversu mikinn. Hann fær samt a.m.k. tilkynningu um að verkbeiðni hafi verið stofnuð og hann getur því hafist handa við verkið.

d) Verkbeiðni lokið

Eftir að framkvæmdaaðili hefur lokið verkinu tilkynnir hann útgefanda verkbeiðninnar um það. Stundum hefur hann aðgang til að loka verkbeiðninni sjálfur í kerfinu. Eftir þetta fara reikningar að berast og ef tenging er til staðar við bókhaldskerfi er framkvæmdaaðilinn krafinn um að verkbeiðnanúmer fylgi þannig að kostnaðurinn falli á réttan stað.