Sniðmát í Word

Skýrslur útbúnar útfrá Word sniðmáti (template)

Fyrir sumar einingar er hægt að setja upp Word sniðmát (template) þar sem svokölluð "bókamerki" eru sett inn í  texta.  Á bak við bókamerkin eru upplýsingar til dæmis nafn , netfang, símanúmer, heimilisfang svo eitthvað má nefna sem uppfærist í Word skjalinu eftir því hvað  skráð er inn í MainManager. 

Hér að neðan eru leiðbeiningar hvernig notandi getur útbúið Word sniðmát.  Aðgangur að þessari virkni er vanalega hjá Admin notanda og ekki almennum notanda.

Útbúa Word skjal /sniðmát

Fyrsta skrefið er að setja upp Word skjal með texta, lógói og útliti sem notandinn vill hafa fyrir MainManager skýrsluna. Dæmi fyrir skýrslu er verkbeiðnaforsíða eða leigusamningur.  Þú setur inn "bókamerki" á þeim stöðum í word skjalinu þar sem þú vilt að fyllist út með upplýsingum frá MainManager. MainManager inniheldur forskilgreind bókamerki sem hægt er að nota.

Eftirfarandi skref eru framkvæmd:

1. Settu upp Word skjal og merktu textann í skjalinu sem þú vilt að uppfærist út frá upplýsingum í MainManager

2. Veldu Insert í tækjastiku Word

3. Veldu Bookmark

4. Skrifaðu inn heiti bókamerkis úr forskilgreindum bókamerkjasafni MainManager fyrir eininguna 

5. Smelltu á Add

Bookmark inserted into Word document

 Vanalega er hvert bókamerki fyrir sig bara notað einu sinni í hverju skjali fyrir sig, en það er hægt að bæta við tölum fyrir aftan bókamerkið ef sömu upplýsingar eiga að birtast á tveimur eða fleiri stöðum. Í dæminu hér að ofan yrði það þá BIM_Lessor1 þegar það er notað í annað skipti og BIM_Lessor2 ef það er notað í þriðja sinn o.s.frv. 

Uppsetning í MainManager

Þegar Word skjalið hefur verið sett upp eins og notandi vill hafa það þarf að hlaða því inn í MainManager. Það er gert í gegnum 1. Kerfisstillingar > 2. Kerfistölfræði > 3. Skýrslu sniðmát.

4. Hér smellir þú á plús hnappinn til að bæta við Word sniðmáti  

Skýrslusniðmát eru sett upp í ferli kerfisstillinga. Hér birtist yfirlit yfir þau sniðmát sem hafa verið skráð

Nú er möguleiki að hengja sniðmát við 6 mismunandi einingar (Report template category). Jafnframt eru vissar upplýsingar eru nauðsynlegar og sérhæfðar fyrir ákveðnar einingar þegar sniðmátið er sett inn.

• Fyrir leigusamninga er hægt að hafa mismunandi sniðmát eftir tegund leigusamnings (contract type)
• Fyrir verkbeiðni er hægt að hafa mismunandi sniðmát eftir tegund verkbeiðna (internal, external/purchase order, protocol) 
• Fyrir atvik ( og verkbeiðnir) er mögulegt að hafa mismunandi sniðmát eftir stöðu atviks.

Þegar nýtt word sniðmát er skráð verður að sækja það beint frá tölvu notandans.

Muna að vista.

Til að setja nýtt skjal inn þarf að fara inn í skjalalistann fyrir sniðmát

 Yfirlit yfir öll skjöl sem hafa verið sett inn sem sniðmát, hér er hægt að bæta við nýju skjali

Skjali er hægt að bæta við með því að draga það úr skjaladrifi og inn í skjalasvæðið í aðgerðinni

Eftir að skjalinu hefur verið hlaðið upp, þarf að velja það í fellilista í sniðmátsskráningunni. Svo er færslan vistuð.