Aðgangur að verkbeiðnum

Aðgangsstýring að verkbeiðnum þ.e. hvaða verkbeiðnir hver og einn notandi sér í sínum lista er ólík aðgangsstýringu annars staðar í kerfinu. Ástæður fyrir því eru fjölþættar en sem dæmi þá geta verkbeiðnir innihaldið viðkvæmar upplýsingar t.d. úr bókhaldi sem eiga aðeins að vera sýnilegar réttum aðilum. Einnig er oft þörf á að gefa ytri verktökum aðgang til að sjá aðeins þær verkbeiðnir sem þeir eiga að vinna og því þarf að vera hægt að stjórna því sérstaklega. 

Tveir þættir stjórna þessum aðgangi þ.e.

• Aðgangur skipulagseininga að viðfangsefnum (lóðum)
• Stillingar á notandahlutverki

Aðgangi skipulagseininga að viðfangsefnum er stjórnað í skrefunum Aðgangur að málaflokkum og Aðgangur að viðfangsefnum í Aðgangsstýringarferlinu. Skipulagseining getur haft aðgang að málaflokki eða einhverju tilteknu viðfangsefni. 

Á notandahlutverki eru þrjár stillingar sem hafa áhrif á hvaða verkbeiðnir birtast notanda í verkbeiðnalista. Fyrst verður útskýrt hvernig virknin er fyrir notanda sem er í notandahlutverki þar sem ekki er merkt við neina af þessum stillingum. Því næst er farið yfir hvað breytist með því að velja einhverja þessara stillinga á notandahlutverk og gefa aðgang að viðfangsefnum, en samspil þessara stillinga getur einnig haft ólík áhrif og virkað saman til að ná þeirri niðurstöðu sem óskað er eftir fyrir notanda. 

Athugið að skjámyndir eru á ensku

1. Notandi er móttakandi á verkbeiðni en hann hefur engan aðgang að viðfangsefnum né neinar verkbeiðnastillingar á notandahlutverki

Niðurstaða: Þú sérð allar verkbeiðnir í listanum þar sem þú ert Starfsmaður til á. Enginn möguleiki er í boði að skipta um viðfangsefni í síunni fyrir ofan þar sem þú hefur ekki aðgang að neinum viðfangsefnum.  

Notandi sér allar verkbeiðnir sem hann er móttakandi á þó hann hafi ekki aðgang að viðfangsefnum. Hentugt fyrir verktaka sem eiga bara að sjá sínar eigin verkbeiðnir.

 

Stillingar sem farið er yfir hér að neðan á notendahlutverki eru gagnslausar nema skipulagseining notandans hafi aðgang að einhverjum viðfangsefnum og því eru dæmin hér að neðan öll miðuð við það. Með því að gefa notanda aðgang að einu viðfangsefni þá takmarkar það ekki aðgang hans að því að sjá verkbeiðnir á öðrum viðfangsefnum. Það gefur aðeins möguleikann á að sía listann á það viðfangsefni sem hann hefur aðgang að. 

Notandi hefur aðgang að einu viðfangsefni "Test site A" og getur þ.a.l. síað á það viðfangsefni. Hann sér hins vegar einnig verkbeiðnir af öðrum viðfangsefnum ef síun er ekki virk. 

2. Notandahlutverk er merkt með stillingunni "Hefur aðgang að verkbeiðnum í sínum málaflokkum” (SeesMainGroupRequests) 

Þegar þessi stilling (og aðeins þessi) er sett á notandahlutverk þá muntu sjá allar verkbeiðnir sem eru skráðar á viðfangsefni sem þú hefur aðgang að en til viðbótar muntu sjá þær verkbeiðnir sem þú ert móttakandi á á öðrum viðfangsefnum. 

Notandi sér allar verkbeiðnir á "Test site A" en einnig verkbeiðnir af öðrum viðfangsefnum þar sem hann er skráður móttakandi. 

 

2. Notandahlutverk er merkt með stillingunni "Hjálparborðsnotandi" (CanIssueRequestAsAnother)

Þegar merkt er við þessa stillingu (og aðeins þessa) á notandahlutverkinu þínu, þá muntu sjá allar verkbeiðnir á viðfangsefnum sem þú hefur aðgang að, en engar aðrar. Því er mikilvægt að skilja að ef stillingin er virk, þá muntu ekki sjá verkbeiðnir ef þær lenda á viðfangsefni sem þú hefur ekki aðgang að. 

Notandi sér allar verkbeiðnir á viðfangsefnum sem hann hefur aðgang að

Athugið að þessi stilling er sérstaklega hugsuð, eins og nafnið gefur til kynna, fyrir þá sem vinna á hjálparborði og þurfa að stofna verkbeiðnir og úthluta þeim á rétta aðila. Þessi stilling hefur áhrif á aðra hluta í kerfinu til dæmis að hlutverkið sér allar skipulagseiningar og getur gefið út verkbeiðnir í nafni annarra. 

 3. Notandahlutverk er merkt með "Sjá verkbeiðnir á minni skipulagseiningu og þar fyrir neðan" (SeeWorkordersOnMyOrganisationAndBelow)

Þessi stilling er vanalega notuð í samspili með annarri hvorri sem nefnd er hér að ofan. Hún getur verið gagnleg til að takmarka aðgang þannig að þú sjáir aðeins verkbeiðnir sem sendar eru á starfsmann sem er í sömu skipulagseiningu og þú - ekki aðeins sem skráðar eru beint á þig. En það mun aðeins gerast ef notandahlutverkið er einnig með hjálparborðsstillingunni og ef þú vilt vera viss um að sjá allar verkbeiðnir hvar sem þær eru staðsettar þá þarf einnig að passa að þú hafir aðgang að öllum þeim viðfangsefnum eða sért með stillinguna "Sér öll viðfangsefni" (SeesAllGround). 

Í dæminu hér að neðan er búið að merkja við þessar stillingar að auki þ.e. Hjálparborðsnotandi og Sér öll viðfangsefni þar sem þessi stilling virkar ekki ein og sér. 

Notandi í notandahlutverki með merkt við "SeesAllSites", "CanIssueReqeustAsAnother" og "SeeWorkOrdersOnMyOrganisationAndBelow" mun sjá allar verkbeiðnir sem sendar eru á skipulagseininguna hans eða þar fyrir neðan

 

Samantekt

Allar þessar þrjár stillingar munu á einhvern hátt hafa áhrif á hvaða verkbeiðnir notandi sér í sínum lista. Þar að auki skal nefna að stillingin "Administrator" fjarlægir allar takmarkanir og slíkir notendur hafa aðgang að öllum viðfangsefnum og sjá allar verkbeiðnir. Sú stilling hefur þó margvíslega aðra virkni til að breyta uppsetningu kerfisins og því skal ekki stilla hana á notendahlutverk nema fyrir þá sem eiga í raun að vera kerfisstjórar og sjá um aðgangsstýringar o.fl. Betri aðferð til að leyfa venjulegum notendum að sjá meiri gögn er að stilla "Sér öll viðfangsefni" á notandahlutverk.