Formål og beskrivelse

Formål, beskrivelse og fordeler

Dokumenthåndtering

Systemet brukes som et arkiv for alle FM-relaterte filer, som dokumenter, tegninger, modeller, bilder etc. Alle filtre er klassifisert med metadata for strukturering og enkel søking i materialet. Hver enkelt fil opprettes en gang og vedlikeholdes enkelt med versjonskontroll. Filer kan legges ved som referanse til bygningsdeler, kontrakter, arbeidsordrer m.m.

Filer i systemet er delt inn i tre grunnleggende typer: Dokumenter - Bilder - Tegninger

Hver grunntype har sin egen liste i dokumenthåndteringsprosessen, og under hver grunntype kan dokumenttype og undertype registreres. Når du laster opp en fil til systemet, bestemmer du hvilken grunntype, dokumenttype osv. filen skal tilhøre. 

Dokumenthåndtering handler om:

• Koble dokumenter til bygninger, prosjekter og andre objekter i MainManager, hvor de videre skal brukes i de daglige prosessene.
• Lagre og sortere dokumenter ved å bruke dokumentklassifisering. 
• Administrere tilgang til dokumenter gjennom porteføljer.
• Få tilgang til dokumenter i MainManager-appen via arbeidsordre. 
• Søk etter dokumenter på tvers av moduler.
• Søk i filinnhold.

Du har også muligheten til å:

• Holde oversikt over forskjellige dokumentversjoner ved å bruke versjonskontroll.
• Se dokumenthistorikk for dokumenter, og kunne laste ned gamle versjoner av filer. 
• Last opp/last ned fra Google Drive.
• Søk etter dokumenter med et effektivt søkeverktøy.
• Sende dokumenter til systemets e-postadresse slik at dokumentene opprettes i systemet for videre behandling.