Opret opgave

Opgaveplanlægning

Her kan man manuelt oprette sin drift og vedligeholdelsesplan med både enkeltstående opgaver og med gentagende opgaver, der skal udføres med en bestemt frekvens.
Her ses også alle opgaver, der er oprettet på baggrund af bygningssyn, standard opgaver og indmeldinger.
 Det er i her i processen, hvor man planlægger, tid, økonomi, ressourcer osv., hvorefter man godkender hvilke opgaver der skal udføres og indgå i årshjulet for driftsåret.

Opret opgave

For at oprette en ny planlagt opgave, trykker man på den grønne knap (1). Opgavens registreringsvindue udfyldes (2), hvorefter man trykker på den grønne Gem knap (3).

Udfyldelse af registreringsvinduet for en ny opgave

I opgavens registreringsvindue udfyldes:

• Lokation – Ejendom, lokation (bygning, etage, rum), objekt (bygningsdel, teknisk anlæg eller lokation)
• Finansinfo
  1. Intern opgave – uden kontoinformation og uden fakturering
  2. Ekstern opgave – med kontoinformationer til udførende/leverandør vedr. fakturering
• Klassifikation– Forskellige søgbare kriterier vedr. opgaven
  1. Plantype – f.eks. driftplan, vedligeholdelsesplan, lovpligtige opgave, brugerønsker mv.
  2. Vedligeholdelseskategori (4 faste kategorier) – afhjælpende, forebyggende, oprettende, andet
  3. Kategori – valgfri kategorisering
  4. Faggren – f.eks. tømrer, murer, VVS’er mv.
  5. Evt. andre felter til klassificering
• Afsender / udstedt af – her angives organisation og medarbejder
• Modtager / udfører – her angives organisation og medarbejder
• Generel info
  1. Opgaven navn – Kort titel
  2. Beskrivelse – uddybende beskrivelse af opgaven
• Tidsramme
  1. Enkelt opgave – opgave der udføres én gang i den fastsatte tidsramme
  2. Gentagelsesopgave – opgave der udføres med fast interval/frekvens i den fastsatte tidsramme
• Ordre indstillinger
  1. Automatisk ordreoprettelse – systemet kan ved markering automatisk udsende ordre(r), når tiden er inde til at arbejdet skal udføres
  2. Antal dage før – angiv her hvor mange dage før starttidspunktet at ordren skal sendes afsted til den udførende
  3. Send E-mail – ved markering sendes E-mail med ordreoplysninger til modtager/udfører
  4. Send dokumenter – ved markering sendes opgavens dokumenter med som vedhæftning i E-mailen
  5. Deadline – Her angives antal timer, dage, uger, måneder, år fra ordrens startdato til færdiggørelse af ordren
• Økonomisk status for valgt periode – Her indtastes den planlagte omkostning for opgavens første år. Strækker opgaven sig over flere år, så læs mere i kapitlet ”Opgavens økonomi”. Efter opgavens oprettelse opsummeres et økonomisk overblik baseret på opgavens planlagte omkostninger samt ordrernes disponerede og bogførte omkostninger
• Statusinfo
  1. Opgavestatus – Her angives opgavens fremdrift i %
  2. Bemærkninger – Her kan der noteres supplerende bemærkninger til opgaven. Bemærkninger sendes ikke med ud som oplysninger til modtager/udførende
• Beskeder – MainManagers kommunikationsværktøj, som giver mulighed for at skrive med både interne brugere og eksterne leverandører, der er oprettet i systemet

Bemærk at det ikke er et krav at udfylde samtlige felter, men kun de felter der er stjerne markeret (kravfelter)

Tryk  på Gem knappen efter udfyldelse af opgavens informationer. Herefter oprettes opgaven i systemet og tildeles et fortløbende nummer (ID). Når opgaven er oprettet, vil der i opgavens registreringsvindue vises Tilhørende data i en kolonne til højre.

Gem knappen byder på forskellige muligheder som vist nedenfor, og disse kan vælges ved at trykke på den lille pil ned i det mørkegrønne felt ved siden af:

Gem og ny registrering – kan bruges til fortløbende registreringer, når man er i gang med at oprette flere nye opgaver i træk.

Gem og fortsæt – bruges når man vil gemme de data man allerede har registreret, men gerne vil fortsætte med at tilføje yderligere informationer. Det kan typisk være når man opretter en opgave der løber over flere år og derfor først skal have opgaven oprettet for at kunne indtaste planlagt økonomi på de øvrige år, som opgaven forløber over.

Gem og luk – Gemmer registreringen og lukker vinduet. Dette er default valget, når der blot trykkes på den lysegrønne Gem knap.