Formål, beskrivelse og fordeler

Systemet brukes som et arkiv for alle FM-relaterte filer inkludert dokumenter, tegninger, modeller, bilder etc. Alle filtre er klassifisert med metadata for strukturering og enkel søking i materialet. Hver enkelt fil opprettes en gang og vedlikeholdes enkelt med versjonskontroll og kan legges ved som referanse til bygningsdeler, kontrakter, arbeidsordrer m.m.

Filer i systemet er delt inn i tre grunnleggende typer: Dokumenter, bilder og tegninger. Hver grunntype har sin egen liste i dokumenthåndteringsprosessen, og under hver grunntype kan dokumenttype og undertype registreres. Når en bruker laster opp en fil til systemet, bestemmer han hvilken grunntype, dokumenttype o.s.videre filen skal tilhøre.

Dokumenthåndtering handler om:

• Koble dokumenter til bygninger, prosjekter og andre objekter i MainManager hvor de skal så brukes i de daglige prosessene
• Lagre og sortere dokumenter ved å bruke dokumentklassifisering
• Administrer tilgang til dokumenter gjennom porteføljer
• Få tilgang til dokumenter i MainManager-appen via arbeidsordrer.
• Søk etter dokumenter på tvers av moduler
• Søk i innhold av filer

Brukeren har også muligheten til å:

• Hold oversikt over forskjellige dokumentversjoner ved å bruke versjonskontroll
• Se dokumenthistorikk for dokumenter og kunne laste ned gamle versjoner av filer
• Last opp / last ned fra Google Drive
• Søk etter dokumenter med et effektivt søkeverktøy
• Send dokumenter til systemets e-postadresse slik at de opprettes som dokumenter for videre behandling