Oppgave forekomster

Når en oppgave blir opprettet, må den ha en startdato og en sluttdato. En oppgave må også enten være enkelt, som betyr at arbeidet vil bli utført jevnt gjennom den planlagte tidsrammen, ellers kan det være gjentakende, noe som betyr at arbeid vil forekomme x antall ganger over en tidsperiode med et spesifisert intervall. Gantt-visningen gir en oversikt over hvilke typer oppgavene er og når arbeidet skal utføres. For gjentakende oppgaver er prikkene i visningen det vi kaller oppgave forekomster. Vanligvis når oppgaver opprettes fra standard oppgaver, genereres disse oppgave forekomstene samtidig, men når du oppretter oppgave manuelt, må du kjøre en handling for å opprette disse oppgave forekomstene for de gjentakende oppgaver.

Bilde fra Gantt visning i oppgaveplan. Gjentakende oppgaver vises med prikker, enkelt oppgaver med rett linje fra start dato til slutt dato.

I Gantt visningen kan du se en rask oversikt over oppgavene og deres status. Gjentakende oppgaver vises med en prikk for hver oppgave forekomst og de enkelte står med en linje. Ved å trykke linjen for en enkelt oppgave, åpner du et vindu der du kan oppdatere statusen til oppgaven, og ved å trykke på en prikk i kalanderen, kan du åpne oppgave forekomsten for å se detaljert informasjon om når den er planlagt.

Kort beskrivelse av farger m.m. i Gantt for gjentakende oppgaver:

	Oppgave forekomst er forfalt dvs. ble planlagt i perioden men har ikke blitt startet
	Oppgave forekomst er planlagt fremover
	Seks oppgave forekomster er forfalt i perioden og er ikke startet
	Tre oppgave forekomster er planlagt fremover
	Åpen arbeidsordre finns på oppgave forekomsten
	Oppgave forekomst er avsluttet (gjennom avsluttet arbeidsordre)
	Oppgave forekomst eller arbeidsordre er kansellert. Hvis punkten inneholder et tall, så er der antall kansellert arbeidsordrer i perioden

 Og følgende gjælder for enkelte oppgaver:

	Oppgaven er forfalt (startdatoen er passert) og arbeid er ikke startet
	Oppgave er i gang og status er x% (ferdig) - 10% eller mer
	Oppgave status er "Utsatt" eller 1% (som skjer automatisk når en arbeidsordre er manuelt opprettet ut fra oppgaven)

Generer oppgave forekomster

Hvis du har en gjentakende oppgave som ikke har noen oppgaveforekomster ennå, eller du vil endre i forekomstene på en eksisterende oppgave, må du kunne kjøre en handling for å generere disse forekomstene. Før du gjør det, må du se på tidsrammen for oppgaven din og se om oppsettet er slik du vil at det skal være. Åpne oppgaven din fra menyen og se på tidsrammen. 

Gjentakende oppgave med ingen oppgave forekomster. Frekvens skal være engang om året (i mars) fra år 2020 - 2025

For noen brukere kan det være å handlingen for å generere oppgaveforekomster er tilgjengelig gjennom egenskapsboksen for oppgaven, men normalt kjører du den fra handlingsmenyen for denne spesifikke oppgaven som vist her. 

Handling for å generer oppgave forekomster for gjentakende oppgaver

Handlingen vil som standard bare opprette oppgave forekomster for denne spesifikke oppgaven, men det er to tilgjengelige alternativer i tillegg

Handlingsvindu for å generer oppgave forekomstene på en gjentakende oppgave

Hvis du huker av Alle oppgaver - vil handlingen opprette manglende oppgaveforekomster for alle oppgaver til den utvalgte dato, ikke kun til den ene oppgave du har valgt.

Hvis du huker av Slett oppgave forekomstene som ikke er startet - vil handlingen slette alle forekomster som ikke er startet og beregne forekomsten på nytt fra hvordan tidsrammen på oppgaven / oppgavene er satt opp nå. Dette bør hukes av når du har gjort noen endringer i oppgavens tidsramme som du vil implementere i oppgavens gjentakelse, eksempelvis i stedet for en forekomst per år, har du endret sånn å den skal bli to ganger om året.